viernes, 20 de julio de 2012

Gestión y Tiempo (II)


Prioriza enfocado a importancia, no a urgencias.  



Por Wershin Montiel

MODELOS PARA LA PRIORIZACIÓN
     
La gente exitosa, entre otras habilidades primarias, desarrolla la del uso eficiente del recurso tiempo. Para el exitoso el tiempo es su aliado, no su enemigo; y hace con el mismo lo que él decide hacer. Para él ciertamente “el tiempo es oro”, y sus logros se asocian al hecho comprobable de disposición de tiempo para la gestión de proyectos personales y laborales, para el crecimiento personal, la familia y los afectos; para la recreación y hasta para “la vagancia”. Si en medio de sus múltiples compromisos le dices “necesito conversar contigo”… seguro tendrá tiempo para hacerlo. Qué hace que, en la materia que nos ocupa, sus posibilidades se expandan?:

1. Se Enfocan: Es decir,
1.1. Saben qué deben hacer y orientan los “cómo”. Los grandes “QUÉ?” son aquellos que determinan                                                                        fortaleza, alcance y expansión de la gestión; los “cómo” son acerca de los procesos que hacen posible el “Qué”. Entre ambos, “qué” y “cómo”, administran la delegación.  
1.2. Priorizan sus cursos de acción y evitan (1) hacer “gestión por contingencias”, es decir, no viven resolviendo emergencias; (2) la dilación del cumplimiento de responsabilidades y actividades. Sus reuniones son eficientes. Saben decir “no”.
1.3. Organizan la concurrencia de los factores que hacen posible los logros.
1.4. Mantienen el esfuerzo presente “aquí y ahora” minimizando el impacto de interrupciones.

2. Priorizan enfocados a Objetivos Importantes y Declarados.
2.1. Son importantes (1) aquellos que brindan la mayor suma de logro satisfactorio y que (2), sin cuya realización, se arriesga el logro (llámese producto, servicio, rendimiento, etc.). (3) Los que hacen posible las actividades complementarias, que por complementarias no son menos incidentes en los proyectos.
2.2. Son declarados cuando quienes lo enuncian tienen como propósito el cambio transformacional (el objetivo es movilizador / dinamizador de las vivencias) y tienen la autoridad y poder para hacer que ocurra (calidad del declarante). Me enfoco entonces en aquellos objetivos que tienen el potencial para generar una nueva y mejor realidad para mí y mi entorno, y con ello, el de “arrastrar” a nuestro favor  otros objetivos, oportunidades, fortalezas, etc.

3. Se ocupan de lo que importa.  Nuestros pensamientos nos hacen muy malas jugadas. Perdemos mucho tiempo pensando en cosas que han ocurrido y en las que creemos que van a ocurrir, y las percibimos con grados de importancia que, tal vez, solo nosotros les otorgamos; otorgándoles también autoridad y poder sobre nuestra vivencia y nos hacen dependientes, obsolescentes y estresados esclavos de cara a un perfeccionismo que nos “exigen desde el pasado o nos demanda el futuro”. 
3.1. Ocúpate en pensamientos que provienen y se alinean al sentido o propósito de vida personal u organizacional, y que agregan valor al mismo, al esfuerzo y a la satisfacción.
3.2. Ocúpate de desarrollar un pensamiento posibilitante. Sé inteligente, sé amigo de la observación efectiva y de la opinión eficiente; sé creativo, innovador; respeta y aprecia al igual diferente y sus legítimas ideas… todo ello hará fuerzas a favor del logro en los objetivos trazados.
3.3. Algunos estudios dicen que nuestros pensamientos “en presente” se diluyen alrededor de un 30% en cosas que ya ocurrieron y 40% en otras que no llegarán a ser… y solo un 10% gira en torno a sucesos del hoy (importantes o no). Entonces, superar este 10% es asunto de gente exitosa.    


“Prioriza enfocado a importancia, no a urgencias ”



MODELOS SUGERIDOS:  

Además de las ideas que se sugieren explícitamente en los párrafos anteriores y en Gestión y Tiempo I, y de aquellas que se han generado en ti a partir de la lectura, puedo agregar:  
1. Estudia la propuesta de Pareto, la famosa priorización fundamentada en el estudio y determinación del 20% que importa a los fines de resolver el 80% que resta del total porcentual.

2. También sugiero estudiar el “punto óptimo de inversión de tiempo” (POIT) por tarea y/o actividad, siempre referido a lo prioritario en función de lo que importa. Para determinar el POIT debes tomar en cuenta:
2.1. La relación Importancia (Y) / Tiempo (X).
2.2. La relación del entregable de la gestión; es decir, si entregable es efectividad, eficacia ó eficiencia.


3. Por otro lado, un “Cuadro de Acciones Prioritarias” también puede ayudar. Supóngase una lista de 15 acciones (tareas o actividades asociadas a una responsabilidad directa) 


Responsable:

Cargo:
Dependencia:
Proyecto:

Fecha:




ITEM
ACCIÓN
NIVEL  DE IMPORTANCIA
TIEMPO
OBSERVACIONES


1
2
3
4
HORAS
HORARIO

1








2








3








4








5








…15…













Para que el ejercicio sea significante, debes definir claramente los criterios para los niveles de importancia y el tiempo que dedicarás a cada acción. Estos aspectos deben poder ser observables / validables (importancia) y medibles (tiempo). Sé consciente!... no te “hagas trampa” a ti mismo!

4. Finalmente, también es posible priorizar a través de la Matriz de Prioridades.


5. Consideraciones finales.

5.1. Lo bueno de los modelos es que no existe “Un Modelo”.

5.2. En tanto el asunto quede en la idea la decisión no existe… Si no lo aplicas, no hay modelo.

5.3. Intenta la combinación de criterios y modelos; analiza tus necesidades, adecúa, adapta, innova.

5.4. Cuando ante nuestros colaboradores (compañeros de trabajo), familia y amigos, o al entregar cuentas con insatisfacción por incumplimiento alegamos “no tengo tiempo”, es muy importante demostrar tal afirmación. En este sentido, los modelos antes sugeridos pueden ser de utilidad…

5.5. Practica la observación inversa. Los modelos se diseñan para optimizar la administración de las acciones en el tiempo. Tú dices no tener tiempo?, a través de la aplicación consciente de los análisis, demuéstrate a ti mismo que es cierta tu creencia.

5.6. Si se te ha contratado para ser operador, cuentas de operador darás. Si para ser supervisor, cuentas de supervisor entregarás. Si para ser gerente, cuentas de gerente se te demandará. Prioriza, entonces, tus acciones desde la responsabilidad que se te delegó. No podrás excusar tus faltas de cumplimiento alegando no tener tiempo por estar inmerso en actividades bajo responsabilidad de otros. Podemos ayudar orientando, e incluso interviniendo directamente en caso de emergencia, siempre sin dejar de lograr nuestras prioridades y responsabilidades.

5.7. Sobre la materia existen muy buenos autores, video conferencistas y abundante información en “la nube”. Sin embargo, solo (y solo si) decides darte cuenta de lo qué es valioso para ti, y vivirlo, toda la información disponible vendrá a ser significante a tu ser. Tiempo es un recurso invaluable… lee bien tu contexto, sé inteligente, prevalece y alcanza logros trascendentes… al tiempo!      


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